Обмін/оформлення паспорта здійснюється в порядку, встановленому для його оформлення, у разі:

• - зміни інформації, внесеної до паспорта (крім додаткової змінної інформації), наприклад, переміни громадянином України, який постійно проживає за кордоном, імені. Для осіб, які тимчасово перебувають за кордоном, - лише у тому випадку, коли до внутрішнього паспорта вже внесено такі зміни;
• - закінчення строку дії паспорта (документи подаються не раніше, ніж за 6 місяців до закінчення дії наявного паспорта);
• - відсутності вільних сторінок у паспорті;
• - непридатності паспорта для подальшого використання;
• - виявлення помилки в інформації, внесеній до паспорта.

• Перелік документів:

  1) документи та копії, передбачені для оформлення паспорта (дивіться розкривний блок Оформлення закордонного паспорта), а також:

  2) паспорт, що підлягає обміну (за винятком випадку його втрати/викрадення), та копію його першої сторінки й сторінки з даними консульського обліку (якщо така відмітка є) ;

  3) документи та їхні копії, що підтверджують обставини, у зв’язку з якими паспорт підлягає обміну (якщо паспорт обмінюється не у зв'язку з закінченням терміну дії або вільних сторінок).

  Наприклад, у разі зміни прізвища особи, що тимчасово проживає/перебуває за кордоном, обов’язково подається внутрішній паспорт вже зі зміненим прізвищем. Якщо документ, на підставі якого було змінено прізвище у національному паспорті, видавався за кордоном (наприклад, видані в Австрії: Heiratsurkunde, Auszug aus dem Heiratseintrag, Namensänderung тощо), слід надати оригінал засвідченого апостилем документа та його копію.  

  У разі зміни прізвища особи, що постійно проживає за кордоном, подається засвідчений у встановленому порядку документ, що підтверджує зміну прізвища (Heiratsurkunde, Auszug aus dem Heiratseintrag, Namensänderung тощо).

  При подачі клопотань на оформлення паспорта громадянина України для виїзду закордон обов'язково подаються документи про всі зміни прізвищ у зв'язку зі шлюбом та розлученням.         

  Після оформлення особі паспорта для виїзду за кордон її попередній паспорт для виїзду за кордон вилучається та анулюється шляхом пробиття не менш як одного отвору в машинозчитуваній зоні. Разом з тим, якщо в паспорті проставлені одна чи декілька дійсних віз, за заявою особи її анульований паспорт для виїзду за кордон може не вилучатися (п. 92 Постанови), зокрема - щоб полегшити формальності з перенесення візових документів до нового паспорта або продовження дозволу на проживання.

  У разі виникнення на території України в особи, яка постійно проживає за кордоном, обставин (подій), у зв’язку з якими паспорт підлягає обміну, оформлення та видача паспорта здійснюється територіальним органом або підрозділом ДМС (здійснення оформлення, видачі та обміну паспорта у Департаменті консульської служби МЗС України не передбачено).